Làm thế nào để xử lý hàng tồn kho “âm” trong sổ sách?
Do nhiều nguyên nhân, các kế toán viên và nhân viên không nắm rõ được số lượng hàng hóa trong kho, làm dẫn tới việc trên sổ sách thì hàng tồn kho còn rất nhiều nhưng thực tế trong kho thì đã hết sạch (hoặc ngược lại), thậm chí còn bị âm, dẫn đến việc lộn xộn trong quá trình trao đổi hàng hóa, sản phẩm hay dịch vụ của công ty, làm ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty, đồng thời có thể làm mất đi lượng khách hàng tiềm năng. Vậy phải xử lý hàng tồn kho “âm” như thế nào?
1. Hàng tồn kho bị âm trong kho
Lý do bị âm: khi mua hàng thì có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ nhưng khi xuất hàng hóa, sản phẩm ra để bán thì không ghi hóa đơn, hoặc có ghi hóa đơn nhưng bị thất lạc, dẫn đến việc trong kho, khu dự trữ các sản phẩm, hàng hóa đã hết nhẵn nhưng trong sổ quản lý hàng hóa thì vẫn còn.
Cách xử lý: đầu tiên, phải kiểm kê lại các hóa đơn bán ra bị thất lạc, sau đó xem xét trong sổ sách còn thừa bao nhiêu sản phẩm “ảo”, lập lại các hóa đơn xuất ra sản phẩm ( hoặc có thể bán cho các công ty đang cần hóa đơn đầu vào, hay xuất bán cho khách hàng không lấy hóa đơn,…)
2. Hàng tồn kho bị âm trong sổ sách
Lý do bị âm: phổ biến nhất là trùng lặp hóa đơn (một hóa đơn mà nhập vào sổ sách 2 lần làm tăng thêm lượng hàng hóa, sản phẩm), hoặc nhân viên vô tình khai khống hóa đơn lên.
Cách xử lý:
Trường hợp 1: nếu bạn có hóa đơn đầu vào
– Kiểm tra xem có trường hợp nào người bán không xuất hóa đơn ra không mà bổ sung vào cho đầy đủ, hoặc kiểm tra lại xem có hóa đơn nào bị trùng lặp không, nếu có phải chỉnh sửa lại cho chính xác.
– Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng nhưng hàng trong sổ sách vẫn bị âm, cần phải làm bản kiểm kê kho, kiểm tra lại từng hóa đơn, từng lần xuất nhập hàng hóa xem đã chính xác chưa.
Trường hợp 2: nếu không có hóa đơn đầu vào
Cách 1: mua hóa đơn: có thể mua hóa đơn VAT, hóa đơn bán lẻ của các cá nhân hay doanh nghiệp, công ty khác, sau đó bổ sung vào sổ sách kế toán, tuy nhiên cần chú ý ngày nhập hàng hóa vào và ngày xuất hàng hóa ra sao cho hợp lý.
Cách 2: Mua hàng về trước, hóa đơn lấy sau: cách này khá hiệu quả, tuy khá rườm rà, rắc rối vì cần nhiều thủ tục, giấy tờ, chứng từ, hợp đồng…với các công ty có liên quan, đông thời trong hợp đồng và các phiếu nhập phải ghi rõ ngày nhận hàng, ngày nhận hóa đơn (bao gồm hóa đơn của sản phẩm và hóa đơn kèm thuế VAT)
